Um die Arbeit in der Schreinerei Bruno Süess zu erleichtern wurden verschiedene Lösungen entwickelt, um die Auftragsabwicklung von der Offerte, über die Zeit- sowie Materialerfassung bis hin zur anschliessenden Rechnungsstellung und der finalen Nachkalkulation bestmöglich zu optimieren.
Mittlerweile arbeiten schon viele Betriebe in der Region Entlebuch & Umgebung mit der einfachen und leicht verständlichen Software «Thalmanntools» der digithalmann GmbH. Mehr dazu unter www.thalmanntools.ch
Um herauszufinden auch welche Art und Weise dem Kunden am meisten geholfen werden kann, mussten wir von der digithalmann GmbH in Flühli zuerst verstehen wie bisher gearbeitet wird.
Daher wurde mit dem Kunden eine Orientierungssitzung abgehalten wo der bisherige Ablauf von der Offerte bis hin zur finalen Abrechnung momentan abläuft. Dabei wurde auch die Stundenabrechnung der Mitarbeiter mit einbezogen, das soll schlussendlich alles über die gleiche Plattform und ohne doppelte Arbeit ablaufen.
Auch das verschiedenste Material mit dem gearbeitet wird soll in der Software mit den dazugehörigen Preisen ersichtlich sein.
Zusätzlich soll es auch einen übersichtlichen Ferienplan und eine Übersicht für die Mitarbeiter geben, wo sie genau sehen wie viele Ferien und Überstunden man noch hat. Auch die bezahlten bzw. unbezahlten Feiertage sind in der Software ersichtlich.
Die ganze Lösung ist nicht stationär, sondern kann von jedem beliebigen Endgerät mit Internetverbindung jederzeit abgerufen und genutzt werden.
Gearbeitete Stunden und verwendetes Material wurden vom Arbeiter von Hand aufgeschrieben. Manchmal zuerst nur als Notiz und danach noch in Reinform.
Im Büro wurden die Stunden wieder auseinandergenommen, den Kundenprojekten für die Rechnungsstellung zugewiesen und auch für die Stundenabrechnung (Überstunden bei Monatslöhnern und Stunden für Stundenlohnangestellte) der Arbeiter notiert.
Holte jemand Material, wurde dies auf einem Zettel vermerkt und dann ans Büro für die Abrechnung weitergegeben. So entsteht Fehlerpotenzial, Zusatzaufwand und es geht immer einige Zeit bis das Material weiterverrechnet wird.
Jeder Arbeiter hatte für sich selber ein Notizablagesystem, entweder irgendwo auf dem Handy, an einer Pinwand oder in einem Notizbüechli.
Wer Ferien wollte, hat dies mit dem Chef abgesprochen und es wurde den anderen im Betrieb kommuniziert. Diesen Schritt haben wir automatisiert, vereinfacht und verbessert.
Stunden aufschreiben
Heute hat man fast jederzeit sein Smartphone bei sich. Thalmanntools nutzt diesen Ansatz und ist auf jedem Gerät mit Internetzugriff (PC, Tablet, Notebook oder Handy) lauffähig.
Somit können bequem von überall die gearbeiteten Stunden, sowie das verwendete Material, projektspezifisch aufgeschrieben werden.
Modularität
In Ihrem Betrieb benötigen Sie kein Material, sie bräuchten eigentlich nur die Stundenrapportierung? Kein Problem, Thalmanntools ist modular aufgebaut, man kann auch nur einzelne Elemente davon nutzen.
Beliebig erweiterbar
Da Thalmanntools vollumfänglich durch die digithalmann GmbH konzipiert und programmiert wurde, können wir die maximale Flexibilität anbieten und die Software beliebig in alle Richtungen und für alle Bedürfnisse erweitern.
Thalmanntools wird bestimmt auch Ihren Arbeitsalltag erleichtern, es gibt diverse Funktionen die Ihnen Arbeit und Zeitaufwand abnehmen werden.
Probieren Sie Thalmanntools unverbindlich aus, melden Sie sich unter hubi@digithalmann.ch oder per Telefon oder WhatsApp unter 076 441 69 48.
In Thalmanntools können Materiallisten (z.B. von Lieferanten) direkt importiert werden. Dadurch können die Arbeiter beim Erfassen der Stunden auch gleich das benutzte Material rapportieren.
Lieferscheine oder Fotos der Baustelle
Wahlweise können auch gleich ganze Lieferscheine (z.B. einfach ein Foto mit dem Handy machen und in die Software laden) an das Projekt geknüpft werden, damit diese am Ende abgerechnet werden können.
Nachkalkulation
Dadurch dass die gearbeiteten Stunden und das benutzte Material fortlaufend digital aufgeschrieben werden, kann jederzeit in der Nachkalkulation geprüft werden ob man noch im offerierten Budget liegt.
Werden die Arbeitsstunden und das Material von den Arbeitern sauber notiert, wird die dazugehörige Rechnung von Thalmanntools automatisch generiert und muss nur noch durch die zuständige Person überprüft und im einfach zu bedienenden Rechnungseditor allenfalls ergänzt oder angepasst werden.
Nie mehr Einzahlungen abgleichen
Durch die automatisch integrierten Einzahlungsscheine, in den erstellten Rechnungen, können die Zahlungen auch automatisiert via E-Banking abgeglichen werden. So haben Sie jederzeit Überblick über alle noch offenen Rechnungen.
Genau gleich funktioniert dies bei der automatisch generierten (Über)stundenübersicht.
Dort sehen Monatslöhner, ihr Stundensaldo, sowie die übrigen Ferientage. Stundenlöhner sehen genau wie viele Stunden Sie in den vergangenen Monaten an welchen Projekten gearbeitet haben. Das erleichtert auch die Lohnabrechnungserstellung enorm. Lohnabrechnungen können übrigens bei Bedarf auch direkt in Thalmanntools pfannenfertig erstellt werden.
Spesen
Auch verschiedenste Arten von Spesen können direkt in der Software eingetragen werden und man erhält somit einen sauberen Überblick darüber.
Da Stunden und Material, sowie alle restlichen Aufwände, digital notiert werden, hat das Büro jederzeit den vollen Überblick über alle laufenden Projekte und ob diese noch im Budget sind.
Keine Stundenzettel mehr zusammentragen
Keine Übertragung mehr in Excel-Datei
Kein Übertragen der Mitarbeiterstunden in die Rechnung, funktioniert alles automatisiert.
Kein manuelles Übertragen des genutzten Materials, passiert auch automatisch.
Kein Erstellen von Rapporten für den Kunden, die Rapporte können mit einem Klick aus Thalmanntools exportiert und ausgedruckt werden.
Keinen manuellen Abgleich von bezahlten Rechnungen mehr. Durch den E-Banking Import werden in Thalmanntools automatisch alle bezahlten Rechnungen abgehakt und man hat einen Überblick über die noch offenen Rechnungen.
Viele weitere Vorteile, überzeugen Sie sich selbst mit einer unverbindlichen Testphase, einfach unter hubi@digithalmann melden oder per Telefon/Whatsapp unter 076 441 69 48.
Thalmanntools erleichtert uns die Arbeit im Büro enorm, sei es bei den Rechnungen, Rapporten oder beim Ausweisen der Stunden meiner Mitarbeiter. Nun habe ich mehr Zeit für die Schreinerarbeiten.
Jemand holt Material ab, diese Materialrechnung muss nicht zwingend über den Tisch des Chefs, oder zumindest nur zur Überprüfung.
Die Preise für das Material sind in der Software hinterlegt. Dadurch ist es z.B. auch möglich dass ein langjähriger Mitarbeiter oder ein Vorarbeiter auch Rechnungen machen kann.
Im Video sehen Sie grob wie eine Material-Abholungsrechnung erstellt wird, je nach Anwendungsfall und Konfiguration kann dies noch etwas anders aussehen.
Beim Erstellen von Thalmanntools wurde bei allen Schritten auf die Bedienfreundlichkeit und die Einfachheit für den Kunden geachtet.
Um die Arbeit im Team zu vereinfachen, wurde eine zentrale Notizablage geschaffen. Dort können in Kategorien unterteilt Notizzettel erstellt und mit einem Termin versehen werden.
Persönliche Notizen
Man hat auch die Möglichkeit, eine Notizkategorie zu erstellen, die nicht von den anderen Teammitgliedern gesehen werden können, um dort Aufgaben einzutragen, die nur einen selber betreffen.
Egal ob Ferien, Krankheit, Unfall, Militär, Zivilschutz, Zivildienst oder eine sonstige Abwesenheit, alles findet Platz im Ferienkalender von Thalmanntools.
Zusätzlich sind dort auch alle geltenden Feiertage der Firma zu sehen. Diese können individuell von der Geschäftsführung eingestellt und angepasst werden. Regionale Feiertage können selber ergänzt werden.
All diese Daten fliessen automatisch in die Monatsabrechnung der Mitarbeiter ein, die Ferien- & Stundensaldos werden automatisch errechnet.
Ferienanfragen
Über Thalmanntools können Ferien angefragt werden, man kann pro Mitarbeiter einstellen ob diese Ferienanfragen automatisch genehmigt oder allenfalls noch abgesegnet werden müssen.
